Flottenmanagement Software: Was sie leistet, wenn der Fuhrpark elektrisch wird

Wer einen Fuhrpark verantwortet, kennt die Tabellen: Fahrzeugliste, Wartungstermine, Kilometerstände, Tankbelege. Solange alle Fahrzeuge einen Verbrennungsmotor haben, funktioniert das – Tanken dauert fünf Minuten, und die Reichweite ist kein Planungsthema. Sobald das erste Elektrofahrzeug dazukommt, ändert sich die Aufgabe. Ein Elektro Transporter braucht keine Werkstatttermine für Ölwechsel, dafür eine Ladeplanung, die zur Route passt. Wer diese Umstellung sauber aufsetzt, gewinnt dabei mehr, als er ersetzt: Die Daten, die ein elektrisches Fahrzeug ohnehin liefert, machen Auslastung und Kosten erstmals sichtbar.

Flottenmanagement Software ist damit weniger eine Verwaltungshilfe als ein Planungswerkzeug. Für Führungskräfte stellt sich die Frage, welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden – und was sich an den Abläufen ändert, wenn die Software eingeführt wird.

Was eine Flottenmanagement Software von klassischer Fuhrparkverwaltung unterscheidet

Klassische Fuhrparkverwaltung arbeitet mit Stammdaten und Terminen. Wer welches Fahrzeug fährt, wann die Hauptuntersuchung fällig ist, welche Versicherung läuft – Informationen, die sich selten ändern und die eine Tabelle abbilden kann.

Eine Software für elektrische oder gemischte Flotten arbeitet zusätzlich mit Zustandsdaten, die sich laufend verändern: Ladestand, verbleibende Reichweite, Verfügbarkeit der Ladepunkte, Energieverbrauch je Strecke. Diese Daten sind nur nützlich, wenn sie zusammengeführt werden – einzeln betrachtet sagt keine von ihnen etwas über die Einsatzplanung.

Das Fraunhofer IAO beschreibt in seinem Beitrag zu Flottenmanagement neu gedacht, wie sich die Anforderungen dadurch verschieben. Der Kern: Die Disposition wird von einer organisatorischen zu einer datengestützten Aufgabe.

 

 

Praktisch heißt das: Ein Disponent, der morgens Fahrzeuge zuteilt, braucht bei einer gemischten Flotte andere Informationen als früher. Nicht nur, wer verfügbar ist, sondern welches Fahrzeug die geplante Strecke ohne Nachladen schafft – und welches nach der Tour wieder verfügbar ist.

Ladeplanung als Kernfunktion

Die Ladeplanung ist der Punkt, an dem sich Software für elektrische Flotten von jedem älteren System unterscheidet. Ein Verbrenner steht nach dem Tanken sofort wieder bereit; ein Elektrofahrzeug belegt einen Ladepunkt für eine gewisse Zeit, und diese Zeit muss in die Planung.

Die Software überwacht Ladestände aller Fahrzeuge und verteilt sie auf verfügbare Ladepunkte. Bei begrenzter Anschlussleistung kommt Lastmanagement hinzu: Nicht alle Fahrzeuge können gleichzeitig mit voller Leistung laden, ohne dass der Hausanschluss überlastet wird. Ein System, das die Ladevorgänge staffelt, verhindert das – und verlagert sie nach Möglichkeit in Zeiten mit günstigem Strompreis.

Wer die Umstellung planen will, findet bei der NOW GmbH eine strukturierte Anleitung: Der eFleet Guide führt Schritt für Schritt zum E-Fuhrpark und behandelt dabei die Reihenfolge, die in der Praxis am häufigsten falsch gewählt wird: Fahrzeuge zuerst, Ladeinfrastruktur danach. Umgekehrt wäre es richtig.

Wartung und Zustand: andere Parameter als beim Verbrenner

Elektrofahrzeuge haben weniger Verschleißteile. Kein Ölwechsel, kein Zahnriemen, kein Auspuff, weniger Bremsenverschleiß durch Rekuperation. Der Wartungsaufwand sinkt damit deutlich – und die Wartungsplanung verändert sich entsprechend.

Was dazukommt, ist die Beobachtung des Batteriezustands. Die Kapazität nimmt über die Nutzungsdauer ab, und wie schnell, hängt vom Ladeverhalten ab: Häufiges Schnellladen und Vollladungen belasten stärker als moderate Ladezyklen. Eine Software, die diese Werte über Jahre mitschreibt, liefert die Grundlage für zwei Entscheidungen – wann ein Fahrzeug ersetzt wird, und welcher Restwert realistisch ist.

Für die Praxis lohnt ein Hinweis: Diese Daten sind nur aussagekräftig, wenn sie von Anfang an erfasst werden. Wer nach drei Jahren beginnt, hat keinen Vergleichswert – und weiß nicht, ob eine Abweichung normal ist.

Wie die Software in bestehende Betriebsabläufe eingebunden wird

Eine Flottenmanagement Software entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie mit den Systemen spricht, die im Betrieb schon laufen. Isoliert betrieben erzeugt sie eine zweite Datenhaltung, die niemand pflegt.

Drei Anbindungen sind in der Praxis relevant. Die Warenwirtschaft, damit Fahrzeugkosten den Aufträgen zugeordnet werden können. Die Zeiterfassung, damit Fahrzeiten nicht doppelt erfasst werden. Und die Buchhaltung, damit Energiekosten und Abschreibungen ohne manuelle Übertragung ankommen.

Schnittstellen zu Warenwirtschaft und HR-Systemen

Prüfen Sie vor der Auswahl, welche Schnittstellen eine Lösung mitbringt – und zwar konkret, nicht als Aussage im Prospekt. Die Fragen dazu sind einfach: Gibt es eine dokumentierte Programmierschnittstelle? Werden Standardformate unterstützt? Existiert eine fertige Anbindung an das System, das Sie einsetzen, oder muss sie erst entwickelt werden?

Der Unterschied zwischen einer vorhandenen und einer zu entwickelnden Anbindung liegt im vier- bis fünfstelligen Bereich und in mehreren Monaten Projektzeit. Ein System mit dem geringeren Lizenzpreis kann dadurch teurer werden als eines, das die Anbindung mitbringt.

Ein Punkt, der bei gemischten Flotten hinzukommt: Die Software sollte Verbrenner und Elektrofahrzeuge in derselben Oberfläche abbilden. Zwei getrennte Systeme für eine Flotte erzeugen genau den Mehraufwand, den die Digitalisierung abstellen sollte – und bei einer Umstellung über mehrere Jahre laufen beide Antriebsarten parallel.

Rollen und Rechte: Wer sieht was?

Hier wird es rechtlich, und dieser Teil entscheidet über die Akzeptanz im Betrieb. Eine Flottensoftware erfasst Standortdaten, Fahrzeiten und Fahrverhalten – also Daten, aus denen sich das Verhalten einzelner Menschen ableiten lässt.

Welche Grenzen dabei gelten, fasst eine Übersicht zu Ortungssystemen im Beschäftigtenverhältnis zusammen. Der Grundsatz: Zulässig ist, was zur Auftragsabwicklung erforderlich ist. Eine dauerhafte Verhaltenskontrolle ist es nicht, und die Ortung endet mit der Arbeitszeit.

Dazu kommt die Mitbestimmung. Systeme, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats – entscheidend ist die Eignung, nicht die Absicht. Ein System, das theoretisch auswerten könnte, ist mitbestimmungspflichtig, auch wenn es nicht so genutzt wird.

Praktisch folgt daraus eine Reihenfolge: Die Mitbestimmung kommt vor der Systemauswahl. Wer erst einführt und dann verhandelt, riskiert, dass ein funktionierendes System stillgelegt wird – und das ist der teuerste aller möglichen Verläufe.

Wirtschaftliche Steuerung mit Flottenmanagement Software

Der wirtschaftliche Nutzen einer solchen Software liegt weniger in eingesparten Verwaltungsstunden als in Entscheidungen, die vorher auf Schätzungen beruhten.

Drei Fragen lassen sich damit erstmals beantworten. Welches Fahrzeug kostet pro Kilometer wie viel? Welche Fahrzeuge sind unterausgelastet? Und welche Route ist mit welchem Antrieb günstiger? Vor der Digitalisierung beantwortet man diese Fragen mit Erfahrung – und Erfahrung ist bei einem Antriebswechsel die unzuverlässigste Grundlage, weil die Kostenstruktur sich geändert hat.

Betriebskosten je Fahrzeug und Route

Bei Elektrofahrzeugen verschiebt sich das Verhältnis zwischen Anschaffung und Betrieb. Die Anschaffung liegt höher, Energie und Wartung liegen niedriger. Ob sich das rechnet, entscheidet die Laufleistung – und zwar je Fahrzeug, nicht im Flottendurchschnitt.

Genau hier liegt der praktische Wert der Datenerfassung. Ein Fahrzeug mit hoher Tageslaufleistung auf festen Routen amortisiert die Mehrinvestition schneller als eines, das zweimal pro Woche kurze Strecken fährt. Wenn Sie wissen, welches Fahrzeug welches Profil hat, können Sie die Umstellung dort beginnen, wo sie sich am schnellsten rechnet.

Für den Rahmen lohnt der Blick auf die Entwicklung des Fahrzeugbestands. Das Umweltbundesamt führt Daten zu Verkehrsinfrastruktur und Fahrzeugbestand – nützlich, um die eigene Flottenstruktur einzuordnen.

Förderung und steuerliche Einordnung

Für die Anschaffung klimaschonender Nutzfahrzeuge und die zugehörige Infrastruktur gibt es Förderprogramme. Das Bundesamt für Logistik und Mobilität informiert über die Richtlinie über die Förderung von klimaschonenden Nutzfahrzeugen und Infrastruktur.

Zwei Punkte gelten bei jeder Förderung. Der Antrag muss vor Beginn der Maßnahme gestellt sein – eine Bewilligung nach der Anschaffung gibt es nicht. Und die Bedingungen ändern sich, teils jährlich, weshalb der Stand vor jeder größeren Investition zu prüfen ist.

Steuerlich kommen weitere Punkte hinzu: die Behandlung als Betriebsvermögen, Abschreibungsdauer, bei privater Mitnutzung die Versteuerung des geldwerten Vorteils. Diese Fragen gehören in ein Gespräch mit der Steuerberatung, bevor bestellt wird.

Mitarbeiter einbinden: Warum Einführung und Schulung entscheiden

Der häufigste Grund für das Scheitern solcher Projekte ist nicht die Technik. Es ist ein System, das eingeführt wurde, ohne die Menschen zu fragen, die es benutzen sollen – und das deshalb umgangen wird.

Wie eine Umstellung organisatorisch abläuft und welche Fragen dabei aufkommen, zeigt ein Webinar der IHK Schwaben mit zwei Praxisbeiträgen: einer Analysemethode auf Basis des tatsächlichen Fahrverhaltens und einem Bericht aus einem Betrieb, der seine Flotte umgestellt hat.

 

 

Die Fördersätze und Fahrzeugmodelle darin sind inzwischen überholt – das Vorgehen ist es nicht. Besonders der Punkt, dass die Analyse des Fahrverhaltens vor der Fahrzeugauswahl steht, hat sich nicht geändert.

Was Fahrer und Disponenten brauchen

Zwei Gruppen arbeiten mit dem System, und sie haben unterschiedliche Anforderungen.

Fahrer benötigen wenige Informationen, schnell erreichbar: Wo lade ich, wie lange, reicht die Reichweite für die Tour? Eine Anwendung, die dafür fünf Klicks braucht, wird nicht genutzt. Was zusätzlich hilft, ist Klarheit darüber, was erfasst wird – Misstrauen entsteht dort, wo unklar bleibt, wer welche Daten sieht.

Disponenten brauchen die Übersicht: alle Fahrzeuge, alle Ladestände, alle Aufträge auf einem Bild. Für sie ist die Software ein Arbeitsmittel, das mehrere Stunden am Tag läuft – hier zahlt sich eine Schulung aus, die über die Grundfunktionen hinausgeht.

Ein Elektro Transporter in gemischter Flotte stellt dabei eine eigene Anforderung: Der Disponent muss beim Zuteilen die Reichweite berücksichtigen, und das lässt sich nicht im Kopf behalten. Genau diese Aufgabe nimmt die Software ab – sie schlägt vor, welches Fahrzeug zu welcher Tour passt, statt es der Erinnerung zu überlassen.

Feedback aus dem Betrieb einholen

Nach drei Monaten wissen die Nutzer mehr über die Software als jeder Auswahlprozess vorher. Fragen Sie in diesem Moment nach – nicht mit einer Umfrage, sondern im Gespräch.

Zwei Fragen genügen: Was funktioniert im Alltag nicht? Und was machen Sie außerhalb des Systems, obwohl es dafür gedacht wäre? Die zweite Antwort ist die wertvollere, weil sie zeigt, wo das System am Arbeitsablauf vorbeigeht.

Häufig lassen sich diese Punkte über Konfiguration lösen – eine Ansicht anders sortieren, ein Feld ausblenden, eine Meldung abschalten. Das kostet wenig und entscheidet darüber, ob die Software angenommen wird oder ob parallel weiter Tabellen geführt werden.

Fazit

Eine Flottenmanagement Software wird dort gebraucht, wo eine Tabelle nicht mehr ausreicht – und dieser Punkt ist mit dem ersten Elektrofahrzeug erreicht. Ladestände, Reichweiten und Ladepunktverfügbarkeiten ändern sich stündlich, und sie müssen zusammengeführt werden, damit die Disposition damit arbeiten kann.

Der größere Nutzen liegt allerdings in den Daten, die dabei entstehen. Kosten je Fahrzeug, Auslastung je Route, Batteriezustand über die Jahre – Informationen, die vorher nicht vorlagen und die über Ersatzbeschaffung und Flottenstruktur besser entscheiden lassen als Erfahrungswerte.

Zwei Punkte gehören vor die Systemauswahl: Die Mitbestimmung, weil ein System mit Ortungsfunktion ohne Betriebsratsbeteiligung stillgelegt werden kann. Und die Frage, welche Schnittstellen vorhanden sind, weil eine nachträgliche Anbindung die Rechnung verändert.

Ein guter erster Schritt kostet wenig: Erfassen Sie für jedes Fahrzeug Ihrer Flotte die Tageslaufleistung über vier Wochen. Diese Übersicht zeigt, welche Fahrzeuge sich für eine Umstellung anbieten und ist gleichzeitig die Grundlage für jedes Gespräch mit einem Softwareanbieter.

Gefällt Ihnen dieser Beitrag? Dann verpassen Sie nicht die Gelegenheit, auch diese Kategorie zu entdecken.